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第4部分（第1页）

政治家们有时候也会做好事，减少工作时数就是个例子。每天工作8小时，睡眠8小时，享受生活8小时，这几乎像是达到了“修禅”一样的完美境界。（如果你够走运的话或者你遵循本书的建议，那么一天中用在工作上的8小时就会变成享受生活的另外8小时！　“找到你喜欢做的工作，那么你就不会是在工作”的说法非常正确。）

如果你已经偏离了工作8小时的标准，你就需要回到标准上来。我不是说你必须每周工作40小时，也不是说你应该在合同中签订每周工作（或者任何多少）小时，那是你的事情。我觉得你可能会喜欢你的工作，因此你想工作更长的时间（比如，上周我就工作了80小时——忙碌，却也是成果累累的一周，并开始动笔写这本书，但是实际上的情况是这样的：可能这是10年来我第一次这么做；而且我利用了在旅程中的时间，所以这些时间并不是从我和家人共度的时间里匀出来的）。

但是，超时工作应该是种例外而不是常态，我可以在截止日接近的时候加一把劲，或者因为有些确实不可意料的事情发生了，我也可以超时工作，但是我的确很不喜欢，你也应该不喜欢在很长的时间内不断地工作。案例学习中的一个当事人的妻子告示我们说：“他通常从周一到周五工作65个小时，而且他总是直到深夜还处在电话待命状态，在周末也是如此。”这样的情况真是糟糕。

连续不断地超时工作只会导致你效率低下，说得更简单些，比起你每周工作40小时来说，你的成效更少，这是因为你对你的时间并不在意，因为你觉得你自己有无限量的时间供给，因为你会整天工作，你会答应几乎所有的要求，也就是说你在满足所有的需求。如果你想要做到有效的时间管理，做到加薪不加班，那么你就要立刻停止这样的做法。

第4章　不做面面俱到的“老好人”（3）

汤姆·迪马可（Tom　DeMarco）写过一本书，名字叫做《最后期限》（The　Deadline），这是一本关于项目管理的小说，虽然这不是《战争与和平》那样的著作，也不是一部可以赢得普利策奖1917年根据美国报业巨头约瑟夫·普利策（Joseph　Pulitzer）的遗愿设立，七八十年代已经发展成为美国新闻界的一项最高荣誉奖，现在，不断完善的评选制度已使普利策奖被视为全球性的一个奖项。——编者注的作品，但是它的确触及了人们超时工作的问题，在“压力的作用”这一部分，书中写到：

当你处在压力之下时，你的思考也变得缓慢起来。

超时工作会降低生产力。

突然并短期地增加压力，甚至是加班，可能是一种不错的方法，可以让人集中精力，并且感觉到这项工作的重要性，但是压力如果持续得太久就可能适得其反。

经理们太过频繁地施加压力，可能是因为他们并不知道有其他办法，或者被其他办法的难度吓倒了。

可怕的怀疑：施加压力和要求加班的真正原因可能是——当项目失败的时候，让人觉得项目参与者没有功劳也有苦劳。

所以，如果你偏离了每周40小时工作制，你就应该回到这个标准上来，这是一个巧妙地说“不”的好办法。

每周工作4天每两周工作9天

谁说你每周的40个工作小时必须分布在5个工作日中？就我个人来说，我倒是喜欢每周工作5天，因为这样到了周五晚上我就会觉得非常愉快（每个周一我都觉得自己的状态还不错，所以周一也没有让我太难受），但你也可以考虑一下其他的可能性。

你可以每周工作4天，虽然这样做在经济上有点损失，和你想象的可能不一样，看看案例1就知道了，但是你可以得到很多的自由，所以这种做法非常值得一试。

我认识一个人，她从周一到周五，每天早上从8∶30工作到12∶30，然后她就得离开公司了——因为孩子，她需要去做接送孩子之类的事情，她认为她在20小时内做的事情跟她的同事们在40小时内做的事情是等效的。

在我的公司ETP里，曾经实施过每两周9天工作制——那几年我们的生意不太景气，我们没有太多的钱来加薪，所以我们让大家每两周工作9天作为补偿，员工们第一周工作5天，第二周只从周一工作到周四。这个制度有一些简单的规则：每个人在9个工作日内每天延长工作时间50分钟，以此来弥补第二个周五的工作量；每个部门都必须保证可以完成周五的工作事项。比如，行政部的两名员工在周五时必须有一个人在场。除此之外，在管理和行政方式上并没有特别的要求，人们都喜欢两周9天工作制——每到第二周，就会是一个缩短的工作周，一个加长的周末。

你的时间用到哪里去了

巧妙地说“不”的动机非常简单，只需要使用第3章的“供给和需求计算器”来算一算就一目了然，不过这次不是像第3章的例子一样把时间分配在未来的事项上，而是用来记录你的真实情况，看看你的时间是怎么分配在现在的事项上的。首先你列出所有的项目和通常要处理的业务，然后再记录下你一周内在每个事项上分别花了多少时间，花在意料之外的事项上的时间和最初没有写在“供给和需求计算器”内的事项上的时间也要记录下来，比如像干扰、和同事聊天、小型的“灭火”工作之类浪费时间的事情都会发生，照这样记录一周左右的时间，看看你的时间是如何浪费的，结果可能就会让你感到震惊。想一想如果这些时间没有被浪费，你会有多少的额外时间，会提前多久回家，或者你可以多完成多少工作，我不是说你不应该和同事交往，但是对很多人来说，他们在这个方面花的时间太多了，有些时间本来是可以节约下来的。

第4章　不做面面俱到的“老好人”（4）

对电子邮件巧妙地说“不”

电子邮件具有两重性，它既是一件好事，也是一件坏事，你写完一封信或者一份备忘录之后，几乎不用费吹灰之力就可以即时发送给收件人。电子邮件极具革新性，因为你不需要把信送到邮局，也不需要打印出来然后再放到传真机里，递送信件实物到其他地方要花上几天时间，电子邮件把这些时间全都节省下来了，这会让我们的祖先感到无比震惊，而且可以说，如果以前的国王、将军、政治家和其他要人也有电子邮件可以使用的话，历史的面貌可能就跟现在大不一样了。

但从另外一方面来说，这也是一件坏事。案例学习中提到一名女士，她每天要花4个小时来处理电子邮件，我感觉有些人已经变成了电子邮件的奴隶了，说不定有些人在过世后，他们的墓志铭上会写着：“这里躺着某某——他总是把收件箱里的电子邮件处理得干干净净”。

如果你也是这样的人，或者电子邮件总是让你觉得头痛，你就需要认真地对待这个问题了。巧妙地说“不”是个好办法，在你开始练习巧妙说“不”的技巧的时候，可以从电子邮件开始做起。

电子邮件是一个你运用的工具，也就是说，像一支铅笔或者一台电脑，或者一块白板。想象一下，如果每次你在任何地方看到一支铅笔，你就必须捡起来，开始用它写字；或者每次你看到一台电脑，你就必须坐下来用它工作；或者每次你一看见白板，你就必须拿上一支白板笔开始在上面写写画画——这不是很荒唐吗？我们只会在需要这些工具的时候才使用它们。

对待电子邮件也应该采取这样的态度，电子邮件的使用可以分成两种情况：一种是当你想要与其他人交流的时候使用它，另一种是你检查一下是否有人已经在与你交流。大多数的麻烦往往都是后一种情况引起的：

我们不断地检查电子邮箱，看看是否有人发了邮件给我们；

或者当我们发现有人发了电子邮件给我们时，我们觉得需要立刻回复这些邮件；

或者我们认为所有的电子邮件都是同等重要的，所以就一视同仁地处理它们。人们通常觉得把收件箱处理得干干净净是一件好事。

这些行为中的每一种都很愚蠢，合在一起更是大错特错，有些人会说，“我会检查电子邮件，一发现有新的邮件我就会马上处理。”听上去真不错——但是这样你不就成了电子邮件应答机了吗？你的公司真的希望你这样做吗？这难道就是你的雄心壮志吗？莫非你想要这样生活下去？

如果你习惯了这样做，那你就需要尽快地改变这种习惯。我们将在本章中纠正其中的两个做法，最后一个则留待第5章解决。基本上来说，你需要停止不断地回复邮件，那你怎么才能停止呢？对于初学者来说，最好是你根本就不需要知道有新的电子邮件，所以你可以把电脑里的电子邮件程序关掉，让它不再发出收到邮件时的提示音，接下来你需要抵抗总是想检查收件箱的诱惑，每天在固定的时间里检查收件箱就可以了。你可以每天检查两次——比如早上检查一次，午饭后检查一次，比如说你可以这样安排：9点到10点检查一次，下午2点到3点再检查一次。

我知道你现在可能觉得心里有点不踏实，如果采用这个建议，一天只检查两次收件箱的话，那么万一有邮件在10点过后一点到达了你的收件箱，你就会到下午2点（差不多4个小时后）才看到它。你先不要紧张，我不会在这个问题上强迫你。我觉得对大多数人来说，一天检查两次邮箱是很合适的，而你的工作性质可能会有所不同，所以你可以灵活一点，但我想说的重点是，你在一天内检查邮箱的次数应该是固定的，所以说：

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